Ketika tamu – auditor, customer, pemilik saham, atau calon investor – berkunjung ke pabrik, kesan pertama yang mereka terima dapat sangat mempengaruhi persepsi mereka terhadap perusahaan. Selain tentu saja memastikan mereka tetap aman atau safety nya terjamin selama di dalam pabrik.
Oleh karena itu, penting untuk memberikan layanan yang ramah, profesional, dan informatif kepada para tamu.
Dalam artikel ini, ada beberapa tips penting yang perlu kita perhatikan untuk melayani tamu yang berkunjung ke pabrik, termasuk opsi penyewaan mobil yang mungkin seringkali terlewatkan di dalam checklist persiapan internal perusahaan.
Dan yang terpenting dari itu semua adalah bahwa agar tujuan dari kunjungan dapat tercapai dengan baik, baik bagi perusahaan maupun tamu yang akan berkunjung.
1. Persiapkan Kunjungan dengan Baik
Sebelum kedatangan tamu, pastikan untuk mempersiapkan kunjungan dengan baik. Komunikasikan jadwal kunjungan dengan departemen terkait di pabrik, termasuk departemen produksi, safety dan keamanan. Pastikan semua orang yang terlibat dalam pertemuan atau tur pabrik telah diberi tahu tentang kedatangan tamu.
Pastikan pula kegiatan operasional pabrik tidak terganggu dengan adanya rencana kunjungan tersebut, atau sebaliknya. Maka pastikan untuk melakukan penyesuaian yang diperlukan agar kegiatan internal serta kunjungan dapat dilakukan dengan baik pada saatnya.
Tahan persiapan ini adanya kunci utama dari pelaksanaan kunjungan tamu ke pabrik. Apabila perusahaan tidak melakukannya dengan optimal, maka masalah mungkin akan muncul pada saat hari pelaksanaannya.
2. Sambut Tamu dengan Ramah
Saat tamu tiba di pabrik, sambut mereka dengan ramah dan hangat. Berikan salam yang sopan dan tawarkan bantuan jika diperlukan, termasuk memberikan penjelasan terkait perusahaan dan pabrik yang layak untuk diketahui.
Tidak perlu berlebihan. Akan tetapi ini ada kesan pertama tamu terhadap perusahaan. Maka lakukanlah secara profesional.
3. Berikan Tur Pabrik yang Menarik
Sediakan tur pabrik yang informatif dan menarik bagi para tamu. Jelaskan proses produksi dengan jelas dan sederhana, serta tunjukkan teknologi dan fasilitas terbaru yang dimiliki pabrik. Pastikan tur berjalan lancar dan aman, dan sertakan penjelasan tentang langkah-langkah keselamatan yang harus diikuti.
4. Sediakan Informasi yang Diperlukan
Selama kunjungan, pastikan untuk memberikan informasi yang diperlukan kepada tamu. Jelaskan produk dan layanan yang ditawarkan oleh perusahaan, serta manfaat dan keunggulan yang membedakan perusahaan dari pesaing. Sediakan juga informasi kontak yang jelas jika tamu memiliki pertanyaan lebih lanjut atau membutuhkan bantuan.
Informasi yang diberikan tentu saja perlu disesuaikan dengan tujuan kunjungan serta benefit yang ingin dicapai oleh perusahaan.
Jadi, selalu persiapkan diawal informasi apa yang akan disajikan kepada para tamu. Jangan pernah memberikan informasi yang sifatnya umum tanpa melihat konteks dari kunjungan tamu perusahaan ke pabrik.
5. Tawarkan Opsi Penyewaan Mobil
Sebagai tambahan untuk melayani tamu dengan baik, pertimbangkan untuk menyediakan opsi penyewaan mobil. Penyewaan mobil dapat memudahkan tamu untuk berkeliling area pabrik atau melakukan perjalanan ke dan dari tempat penginapan mereka atau bandara. Pastikan untuk bekerja sama dengan perusahaan penyewaan mobil yang terpercaya dan menawarkan mobil yang nyaman dan layanan yang memuaskan, seperti Sewa Alphard Jakarta.
Tentu saja terkait dengan biayanya harus dipertimbangkan diawal. Apakah perusahaan telah menyiapkan budget untuk item yang satu ini atau tidak. Apabila ternyata tidak tersedia, maka komunikasikan hal tersebut kepada calon tamu, minimal perusahaan membantu mencarikan penyedia layanan sewa mobil dengan reputasi yang baik untuk mereka.
6. Ikuti Protokol Keamanan dan Kesehatan
Selalu prioritaskan keselamatan tamu selama kunjungan di pabrik. Pastikan untuk menjelaskan dan mengikuti semua protokol keamanan yang ada, termasuk memakai perlengkapan APD yang sesuai seperti helm safety, dan safety shoes. Selain itu, berikan briefing singkat tentang prosedur evakuasi darurat dan lokasi titik pertemuan, melalui kegiatan safety induction.
Apabila kunjungan dilakukan pada saat pandemi, maka penerapan protokol kesehatan diinformasikan sebelum kunjungan dilakukan agar tamu dapat mempersiapkannya.
Pastikan untuk membatasi kontak, apabila potensi penularannya tinggi.
7. Berikan Pengantar yang Efektif
Sebelum tamu meninggalkan pabrik, berikan pengantar yang efektif untuk mengakhiri kunjungan mereka. Ucapkan terima kasih atas waktu dan minat mereka dalam mengunjungi pabrik, dan pastikan untuk menegaskan ketersediaan Anda untuk menjawab pertanyaan lebih lanjut atau memberikan informasi tambahan.
Dengan menerapkan tips-tips di atas, Anda dapat memastikan bahwa kunjungan tamu ke pabrik berjalan lancar dan berkesan. Dengan layanan yang ramah, informatif, dan profesional, Anda dapat meningkatkan citra perusahaan Anda dan meningkatkan hubungan dengan para pelanggan dan mitra bisnis potensial.
Selain itu, dengan menyediakan opsi penyewaan mobil, Anda dapat memberikan kenyamanan tambahan bagi para tamu yang mengunjungi pabrik Anda. Pastikan untuk bekerja sama dengan penyedia penyewaan mobil yang andal dan menyediakan armada mobil yang berkualitas untuk memenuhi kebutuhan tamu Anda
