Purchasing vs Procurement: Apa Bedanya dan Mana yang Lebih Penting dalam Perusahaan?

Purchasing vs Procurement: Sekilas Terlihat Sama, Padahal Berbeda

Purchasing vs Procurement. Dua kata yang sering – berdasarkan pengalaman pribadi – dipergunakan untuk maksud yang sama, yaitu pembelian material atau jasa.

Tapi, apakah benar keduanya memiliki makna yang sama?

Mari kita cek melalui postingan kali ini.

Kalau Anda bekerja di bagian pembelian, gudang, produksi, atau bahkan finance, kemungkinan besar pernah mendengar dua istilah ini: purchasing dan procurement.

Sekilas memang terdengar sama. Sama-sama berhubungan dengan membeli barang untuk kebutuhan perusahaan. Bahkan di beberapa perusahaan, kedua istilah ini sering dipakai bergantian tanpa membedakan artinya, persis seperti pengamalan saya pribadi.

Padahal, kalau diperhatikan lebih dalam, purchasing dan procurement memiliki ruang lingkup yang berbeda.

Kalau kita lihat definisinya di vocabulary.cambridge.org, berikut masing-masing definisinya:

Purchasing: the activity of buying supplies for a company.
Procurement: the process by which an organization buys the products or services it needs from other organizations.

Memahami perbedaannya bukan hanya penting bagi staf purchasing saja, tetapi juga bagi supervisor, manajer, hingga pemilik usaha. Dengan memahami konsep yang benar, proses pengadaan barang bisa menjadi lebih efisien, biaya lebih terkendali, dan hubungan dengan supplier juga bisa terjaga dengan baik.

Postingan ini akan membahas perbedaan purchasing dan procurement dengan bahasa yang sederhana, lengkap dengan contoh penerapannya di perusahaan.

Kalau Anda masih baru mengenal dunia purchasing, sebaiknya baca juga artikel istilah dalam purchasing. Di sana dijelaskan berbagai istilah seperti PO, PR, RFQ, Lead Time, MOQ, hingga Incoterms yang sering digunakan dalam aktivitas pembelian sehari-hari.

Apa Itu Purchasing?

Secara sederhana, purchasing adalah proses membeli barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan.

Fokus utama purchasing adalah memastikan barang yang dibutuhkan tersedia tepat waktu, sesuai spesifikasi, dengan harga yang kompetitif.

Kalau diibaratkan, purchasing adalah “eksekutor” dalam proses pembelian, yang umumnya meliputi kegiatan berikut ini:

• menerima Purchase Requisition (PR)
• meminta penawaran harga (RFQ)
• membandingkan quotation supplier
• melakukan negosiasi harga
• membuat Purchase Order (PO)
• memantau pengiriman barang
• memastikan barang diterima sesuai pesanan

Misalnya di sebuah pabrik hidrogen peroksida.

Bagian produksi membutuhkan 2 ton asam nitrat untuk proses produksi minggu depan. Tim purchasing akan mencari supplier, meminta penawaran harga, memilih supplier terbaik, membuat PO, lalu memastikan bahan baku tersebut datang sesuai jadwal.

Artinya, purchasing lebih banyak berfokus pada aktivitas transaksi pembelian.

Tujuan Purchasing

Secara umum, purchasing memiliki beberapa tujuan utama, yaitu:

• memperoleh barang dengan kualitas sesuai spesifikasi
• mendapatkan harga terbaik
• memastikan pengiriman tepat waktu
• menjaga kelangsungan produksi
• mengurangi biaya pembelian

Dalam praktiknya, seorang karyawan departemen purchasing sering kali harus mengambil keputusan dengan cepat. Misalnya saat harga bahan baku tiba-tiba naik atau supplier utama mengalami keterlambatan pengiriman.

Di sinilah kemampuan negosiasi, komunikasi, dan analisis menjadi sangat penting.

Apa Itu Procurement?

Kalau purchasing fokus pada proses membeli, maka procurement memiliki cakupan yang jauh lebih luas.

Procurement adalah seluruh proses pengadaan barang atau jasa, mulai dari kebutuhan tersebut muncul hingga supplier dievaluasi setelah pekerjaan selesai.

Dengan kata lain, purchasing sebenarnya hanyalah salah satu bagian dari procurement.

Coba Anda bayangkan..

Sebuah perusahaan ingin membeli mesin produksi baru. Tim procurement tidak langsung menghubungi supplier. Mereka biasanya akan melalui tahapan seperti:

1. mengidentifikasi kebutuhan perusahaan
2. menyusun spesifikasi teknis
3. melakukan riset pasar
4. mencari calon supplier
5. melakukan proses tender atau RFQ
6. mengevaluasi penawaran
7. melakukan negosiasi
8. membuat kontrak
9. proses purchasing
10. monitoring pengiriman
11. evaluasi kinerja supplier
12. menyusun strategi kerja sama jangka panjang

Dari urutan proses di atas terlihat dengan jelas bahwa purchasing hanya salah satu langkah di dalam proses tersebut.

Karena itulah, di perusahaan besar biasanya terdapat Departemen Procurement yang bertanggung jawab mengelola strategi pengadaan secara keseluruhan, sedangkan tim Purchasing lebih fokus pada aktivitas operasional pembelian sehari-hari.

Sekarang, mulai jelas ‘kan perbedaannya?

Tujuan Procurement

Baik sekarang kita lihat apa sebenarnya tujuan dari procurement itu.

Berbeda dengan purchasing yang berorientasi pada transaksi, procurement lebih menitikberatkan pada nilai jangka panjang bagi perusahaan.

Beberapa tujuan procurement antara lain:

• membangun hubungan jangka panjang dengan supplier
• mengurangi risiko gangguan rantai pasok (supply chain)
• memastikan kepatuhan terhadap regulasi perusahaan
• meningkatkan efisiensi biaya secara keseluruhan
• mencari peluang inovasi bersama supplier
• mendukung keberlanjutan bisnis (sustainability)

Contoh Sederhana agar Lebih Mudah Dipahami

Supaya tidak bingung, coba bayangkan Anda sedang membangun rumah, sebagai analoginya.

Kalau purchasing, tugasnya mirip seperti pergi ke toko bangunan untuk membeli semen, besi, atau keramik sesuai daftar yang sudah dibuat.

Sementara procurement bertugas sejak awal, mulai dari menentukan desain rumah, menghitung kebutuhan material, memilih kontraktor, membandingkan beberapa toko bangunan, melakukan negosiasi harga, menyusun kontrak, mengawasi pengiriman material, hingga mengevaluasi hasil pekerjaan.

Jadi, purchasing adalah bagian dari procurement, bukan sebaliknya.

Makin jelas ‘kan?

Perbedaan Purchasing vs Procurement

Kalau mau dijelaskan dalam satu kalimat, perbedaannya dapat dijelaskan seperti ini:

“Procurement mengatur strategi pengadaan, sedangkan purchasing menjalankan proses pembeliannya.“

Meskipun terdengar sederhana, dalam praktiknya masih banyak perusahaan yang menggunakan kedua istilah tersebut secara bergantian. Hal ini tidak sepenuhnya salah, terutama pada perusahaan kecil atau menengah yang memiliki tim terbatas. Satu orang bisa saja merangkap sebagai procurement sekaligus purchasing.

Namun, pada perusahaan yang lebih besar—terutama di sektor manufaktur, migas, petrokimia, farmasi, makanan dan minuman, atau otomotif—kedua fungsi ini biasanya dipisahkan agar proses pengadaan berjalan lebih efektif.

Supaya lebih mudah dipahami, mari kita bandingkan keduanya melalui tabel di bawah ini.

Tabel Perbedaan Purchasing vs Procurement

Aspek	Purchasing	Procurement
Fokus utama	Membeli barang atau jasa	Mengelola seluruh proses pengadaan
Tujuan	Memastikan barang tersedia tepat waktu	Memastikan kebutuhan perusahaan terpenuhi secara strategis
Ruang lingkup	Operasional	Strategis dan operasional
Awal proses	Setelah ada permintaan pembelian	Sejak kebutuhan mulai diidentifikasi
Akhir proses	Barang diterima dan pembayaran diproses	Evaluasi supplier dan pengembangan kerja sama
Hubungan dengan supplier	Transaksi pembelian	Kemitraan jangka panjang
Orientasi	Harga, kualitas, dan waktu pengiriman	Nilai bisnis, risiko, efisiensi, dan keberlanjutan
Dokumen yang sering digunakan	PR, RFQ, PO, Invoice	Procurement Plan, Vendor Assessment, Kontrak, SLA, KPI Supplier

Sebagai tambahan, kalau kita perhatikan, purchasing lebih banyak berkaitan dengan aktivitas sehari-hari. Sementara procurement lebih banyak berpikir beberapa langkah ke depan.

Contoh Peran Purchasing dan Procurement di Perusahaan Manufaktur

Agar lebih mudah dibayangkan, mari kita ambil contoh sebuah pabrik yang akan membeli pompa baru untuk mengganti pompa lama yang sudah rusak.

Kita mulai dengan peran procurement.

Peran Procurement

Untuk mengeksekusi rencana di atas, tim procurement akan melakukan langkah-langkah berikut ini.

• Berdiskusi dengan tim engineering mengenai spesifikasi pompa.
• Menentukan kapasitas, material, jenis, merk dan standar yang dibutuhkan.
• Mencari beberapa supplier yang memenuhi kriteria.
• Melakukan proses tender atau meminta penawaran.
• Mengevaluasi kemampuan teknis dan rekam jejak supplier.
• Menegosiasikan kontrak serta garansi.
• Menentukan supplier yang paling sesuai.

Dengan kata lain, procurement memastikan perusahaan membeli solusi yang tepat, bukan sekadar membeli barang.

Peran Purchasing

Nah,setelah supplier dipilih, barulah purchasing mengambil alih proses operasional, misalnya:

• membuat Purchase Order (PO),
• memastikan harga sesuai hasil negosiasi,
• mengonfirmasi jadwal pengiriman,
• memantau status pengiriman,
• berkoordinasi dengan gudang saat barang datang,
• memastikan dokumen pembelian lengkap.

Jadi, purchasing lebih fokus pada pelaksanaan transaksi agar proses pembelian berjalan lancar.

Kapan Perusahaan Memerlukan Procurement?

Sekarang pertanyaannya adalah, kapan perusahaan membutuhkan departemen procurement?

Pada usaha berskala kecil, pemilik usaha sering kali masih menangani sendiri seluruh proses pembelian. Hal ini masih cukup efektif karena jumlah supplier dan nilai transaksi belum terlalu besar.

Namun, seiring berkembangnya perusahaan, kebutuhan akan fungsi procurement menjadi semakin penting.

Misalnya ketika perusahaan mulai menghadapi kondisi seperti berikut:

• jumlah supplier mencapai puluhan bahkan ratusan,
• pembelian dilakukan dalam nilai miliaran rupiah,
• terdapat kontrak jangka panjang,
• harus memenuhi regulasi tertentu, seperti TKDN atau standar ISO,
• risiko keterlambatan pasokan dapat menghentikan produksi.

Dalam kondisi seperti ini, procurement berperan menjaga agar proses pengadaan tetap efisien sekaligus meminimalkan risiko bisnis.

Mana yang Lebih Penting: Purchasing atau Procurement?

Setelah membaca penjelasan sebelumnya, mungkin Anda bertanya-tanya, kalau harus memilih, mana yang lebih penting? Purchasing atau procurement?

Jawabannya sebenarnya sederhana.

Keduanya sama pentingnya.

Ibarat sebuah tim sepak bola, procurement adalah pelatih yang menyusun strategi permainan, sedangkan purchasing adalah pemain yang menjalankan strategi tersebut di lapangan.

Strategi yang bagus tanpa eksekusi akan gagal. Sebaliknya, eksekusi yang cepat tanpa strategi juga berisiko menimbulkan pemborosan biaya, salah memilih supplier, atau bahkan mengganggu proses produksi.

Perusahaan yang memiliki sistem pengadaan yang baik biasanya mampu menjaga keseimbangan antara fungsi procurement dan purchasing.

Procurement memastikan perusahaan membeli dari supplier yang tepat, dengan kontrak yang menguntungkan dan risiko yang terkendali. Purchasing memastikan seluruh proses pembelian berjalan lancar sehingga barang datang tepat waktu sesuai kebutuhan.

Dengan kata lain, procurement menentukan arah, sedangkan purchasing memastikan tujuan tersebut tercapai.

Saat ini juga sudah banyak perusahaan yang menggunakan sistem ERP seperti SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Odoo, hingga berbagai platform e-Procurement. Memahami sistem tersebut menjadi nilai tambah yang cukup besar dalam dunia kerja.

Kesimpulan

Walaupun sering dianggap sama, purchasing dan procurement memiliki peran yang berbeda.

Purchasing berfokus pada aktivitas operasional pembelian, mulai dari membuat Purchase Order (PO), berkomunikasi dengan supplier, hingga memastikan barang diterima sesuai pesanan.

Sementara itu, procurement memiliki cakupan yang lebih luas. Fungsi ini mencakup penyusunan strategi pengadaan, pemilihan supplier, negosiasi kontrak, pengelolaan risiko, hingga membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok.

Memahami perbedaan keduanya akan membantu Anda melihat proses pengadaan secara lebih utuh. Bagi perusahaan, hal ini dapat meningkatkan efisiensi biaya, menjaga kelancaran rantai pasok, dan memperkuat daya saing bisnis.