Istilah Dalam Purchasing Yang Harus Anda Pahami

Pada postingan kali ini, kita akan belajar mengenai istilah dalam purchasing atau pengadaan.

Istilah-istilah apa saja yang sering digunakan dalam proses pengadaan barang atau jasa? Yuk, mari kita mulai.

Pengadaan bahan kimia, seperti hidrogen peroksida, etanol, asam sulfat, asam fosfat, atau asam klorida, dan bahan lain untuk keperluan proses produksi dan keperluan lain dalam perusahaan merupakan salah satu tugas purchasing department.

Proses pengadaan barang atau jasa dilakukan melalui beberapa tahap, sebelum barang atau jasa diterima oleh bagian gudang atau diserahterimakan kepada pihak pembeli.

Prosesnya dimulai dari penentuan spesifikasi barang atau TDS, kemudian penerbitan surat permintaan penawaran kepada suplier sampai penerimaan barang, setelah melalui tahap inspeksi dan penandatanganan surat jalan.

Banyak istilah yang digunakan dalam proses pengadaan atau purchasing barang dan jasa.

Agar tujuan proses pengadaan tercapai, maka pemahaman akan istilah-istilah dalam purchasing tersebut sangatlah penting, .

Istilah-istilah dalam purchasing tidak hanya penting dipahami oleh karyawan yang bekerja pada bagian purchasing department saja, akan tetapi penting pula bagi anda sebagai pengguna atau pembeli barang dan jasa di dalam perusahaan anda.

Ragam Istilah Dalam Purchasing

Tidak semua perusahaan menggunakan istilah yang sama dalam purchasing. Ada istilah yang digunakan oleh satu perusahaan, tetapi tidak digunakan oleh perusahaan lain.

Ini adalah sesuatu yang biasa terjadi.

Jadi anda tidak perlu bingung karenanya. Yang terpenting sekarang adalah anda belajar memahami istilah-istilah yang umum digunakan dalam bidang puchasing ini.

Kita akan bahas istilah-istilah tersebut satu persatu.

Untuk memudahkan anda, saya akan urutkan istilah-istilah tersebut berdasarkan urutan penggunaan dalam proses purchasingnya.

Baik, ini dia yang pertama.

Material Request (MR)
Sebagai user atau pengguna di dalam perusahaan, ketika anda memerlukan pengadaan barang atau jasa tertentu, maka anda akan mengeluarkan surat permintaan pembelian barang yang biasa disebut dengan material request atau MR.

Material Request kemudian dikirimkan kepada Purchasing Department untuk ditindaklanjuti.

Agar permintaan barang anda dapat segera ditindaklanjuti, maka informasi seperti spesifikasi barang atau jasa, jumlah, waktu pengiriman, budget yang digunakan, name suplier (jika ada), stock code dan dokumen pendukung lain seperti gambar atau contoh barang harus disertakan pula.

Inquiry
Inquiry adalah surat yang diterbitkan oleh Purchasing Department dan ditujukan kepada suplier yang berisikan permintaan surat penawaran, seperti yang diminta oleh yang menerbitkan MR.

Quotation
Quotation atau surat penawaran adalah dokumen yang dikirimkan oleh pihak penjual setelah menerima surat permintaan penawaran atau inquiry dari pihak pembeli.

Informasi yang tertera pada quotation adalah jawaban atas permintaan pembelian yang diajukan oleh pembeli seperti harga, spesifikasi barang atau jasa yang akan dipesan, jumlah atau volume, waktu pengiriman, termin pembayaran, pajak, alamat barang dikirim, diskon dan lain-lain.

Penting untuk diingat bahwa sebuah quotation memiliki batas waktu atau validity. Ketika periode ini terlampaui, maka quotation sudah tidak dapat digunakan lagi sebagai dasar untuk pembelian.

Umumnya, quotation yang diterima tentu saja lebih dari satu. Mengapa? Karena departemen Purchasing mengirimkan inquiry ke beberapa suplier dengan harapan mendapatkan penawaran terbaik.

Bukan saja dari sisi harga, akan tetapi semua aspek pembelian di dalamnya.

Material Order (MO)
Material order adalah dokumen yang diterbitkan oleh pengguna atau user di dalam perusahaan, yang ditujukan kepada purchasing department untuk melakukan pengadaan barang atau jasa.

Dengan kata lain, material order merupakan surat permintaan pembelian. Di dalamnya tercantum semua informasi seperti dalam material request, yang dilengkapi dengan nama suplier terpilih dan semua quotation yang telah diterima.

Purchase Request (PR)
Purchase request merupakan dokumen internal perusahaan. Purchase request diterbitkan setelah purchasing department menerima material order dari departemen lain.

Dokumen ini kemudian disirkulasikan di dalam perusahaan untuk mendapatkan persetujuan dari bagian keuangan dan pejabat terkait lain sebelum Purchase Order atau PO diterbitkan kepada suplier terpilih.

Purchase Order (PO)
Purchase order atau lebih populer dengan sebutan PO, adalah dokumen yang diterbitkan oleh pihak pembeli, yang isinya memberikan kewenangan suatu transaksi pembelian. Jika purchase order sudah diterima oleh pihak penjual, maka ia menjadi dokumen yang mengikat pihak penjual dan pihak pembeli.

Informasi yang tertera di dalam sebuah dokumen Purchase Order meliputi:

• spesifikasi barang atau jasa, COA atau TDS
• jumlah barang atau jasa yang dipesan
• harga satuan, total harga yang harus dibayar
• diskon atau potongan harga, jika ada
• pajak atas pembelian
• waktu pengiriman
• termin pembayaran
• alamat tujuan pengiriman
• garansi
• syarat dan ketentuan lain yang terkait dengan pengadaan barang atau jasa

Delivery Time
Istilah dalam purchasing yang satu ini sudah dicantumkan sejak material request diterbitkan. Delivery time atau waktu pengiriman adalah tenggat waktu penerimaan barang di tempat pengiriman yang diminta oleh pihak pembeli.

Delivery time bisa 1 hari, 1 minggu, 3 bulan atau bahkan 1 tahun. Lamanya waktu barang diterima tergantung banyak hal, seperti ketersediaan barang digudang penjual atau suplier, lamanya pembuatan barang, harus diimport dan lain-lain.

Kegagalan pihak penjual memenuhi klausul ini bisa saja mengakibatkan pihaknya terkena denda atau pengurangan biaya. Tentu saja ini tergantung pada kesepakatan bersama seperti tertera pada quotation.

Delivery Note
Pada saat barang dikirim oleh pihak penjual ke pihak pembeli, maka delivery note harus disertakan.

Dalam bahasa Indonesia, delivery note berarti surat jalan. Delivery note dikenal pula dengan istilah lain yaitu confirmation of delivery.

Informasi yang terdapat dalam delivery note yaitu spesifikasi barang yang dipesan, jumlah, nomor PO, alamat pembeli, nomor kendaraan yang mengantarkan barang, nama sopir, tandatangan pejabat yang mengeluarkan barang dari pihak penjual serta kolom kosong yang harus ditandatangani pihak pembeli jika barang dapat diterima.

Delivery note merupakan dokumen yang diperlukan oleh pihak penjual untuk mengeluarkan surat tagihan atau invoice.

Invoice
Invoice adalah surat permintaan pembayaran yang diterbitkan oleh penjual kepada anda sebagai pembeli.

Di dalamnya terdapat informasi mengenai jumlah tagihan, jumlah dan spesifikasi barang yang terima oleh pembeli, tanggal diterimanya barang, cara pengiriman barang, diskon (jika ada), termin pembayaran dan pajak.

Letter of Credit (LC)
Letter of credit adalah komitmen tertulis untuk melakukan pembayaran dari importir atau bank importir (bank penerbit) kepada pihak penjual atau bank eksportir (bank penerima).

Letter of credit menggaransi pembayaran dengan jumlah tertentu, dalam mata uang tertentu dan ketentuan lain yang telah ditetapkan oleh penjual.

Cash on Delivery (COD)
Jika anda memilih termin pembayaran COD, maka ketika barang anda terima, anda harus segera melakukan pembayaran.

Pada umumnya, perusahaan menghindari model pembayaran seperti ini. Karena ini artinya perusahaan harus menyiapkan uang cash untuk proses pengaaan barang.

Dan bisa jadi hal ini akan mengganggu arus kas atau cash flow perusahaan.

Free on Board (FOB)
Pengertian FOB atau free on board ialah termin pengiriman barang, dimana penjual menanggung biaya pengiriman dari tempat penjual sampai pelabuhan yang ditentukan dalam surat penawaran atau quotation.

Selanjutnya, biaya pengiriman dari pelabuhan asal sampai tempat tujuan menjadi tanggung jawab pembeli. Dalam hal ini, pembeli bisa memilih forwader sendiri untuk melakukannya.

Selain itu, biaya pengurusan bea cukai atau custom clearance fee juga menjadi tanggung jawab pembeli.

Cost, Insurance and Freight (CIF)
CIF adalah salah satu istilah dalam perdagangan internasional, dimana seluruh biaya pengiriman barang sampai barang diterima oleh pembeli termasuk biaya asuransi ditanggung oleh penjual.

Penulisannya di dalam quotation, maka ditulis CIF dan diikuti dengan nama tempat tujuan. Contoh CIF Jakarta.

Free on Truck (FOT)
Definisi FOT hampir sama dengan CIF. Akan tetapi FOT hanya digunakan pada perdagangan domestik. Tidak lintas negara. Semua biaya pengiriman ditanggung oleh penjual sampai barang diterima di tempat pembeli.

Buku-buku Referensi Bidang Purchasing

1. Purchasing and Supply Management 16 Edition
2. Purchasing and Supply Management Ed14
3. Buku control of projects purchasing and materials