Penerapan sistem managemen atau management system di perusahaan sudah menjadi prasyarat mutlak agar perusahaan tetap bisa survive.
Mengapa demikian?
Karena para konsumen yang menggunakan produk-produk yang dihasilkan oleh perusahaan menginginkan produk yang kualitasnya tinggi serta konsisten.
Bukan produk dengan kualitas tinggi hari ini. Tetapi bulan depan kualitasnya menurun.
Selain faktor kualitas produk, kini konsumen pun menuntut untuk menggunakan produk yang ramah lingkungan dan aman bagi manusia.
Konsumen menuntut perusahaan untuk peduli terhadap kelestarian lingkungan, yang meliputi seluruh rangkaian proses produksi yang dilakukan sampai dengan produk yang mereka hasilkan.
Dan faktor lain yang tak kalah pentingnya adalah bagaimana perusahaan mengelola sistem manajemen keselamatan (K3) atau safety dengan baik.
Integrated Management System Sebagai Solusi
Sistem manajemen terintegrasi atau integrated management system menjadi pilihan yang tepat bagi perusahaan untuk menerapkan ISO 9001 (quality management system), ISO 14001 (environment management system) dan ISO 45001 (occupational health and safety management system) secara terintegrasi.
Maka dengan menerapkan integrated management system seluruh dokumen yang terkait bisa dibuat secara integrated pula.
Baik itu manual, prosedur maupun catatan.
Selain dari sisi dokumentasi menjadi satu kesatuan, pelaksanaan proses audit pun bisa dilakukan dalam satu waktu untuk ketiga sistem manajemen secara sekaligus.
Termasuk pelaksanaan managment review meeting nya.
Lebih simpel.
Tentu saja hal ini akan menghemat banyak waktu dan biaya yang harus dikeluarkan.
Langkah Berikutnya
Jika memang perusahaan memutuskan untuk menerapkan sistem manajemen secara terintegrasi, maka persiapan pertama yang harus dilakukan adalah menentukan badan atau perusahaan konsultasi ISO.
Memang perlu?
Tentu saja iya.
Perusahaan perlu menggali informasi secara detil terlebih dahulu persiapan-persiapan apa saja yang harus dilakukan.
Termasuk mempersiapkan master schedule penerapan integrated management system nya.
Nah, peran konsultan akan sangat membantu pada tahap awal ini.
Selanjutnya setelah itu apa yang harus dilakukan?
Secara garis besar, langkah-langkah yang harus dilalui adalah:
- Mengadakan awareness training. Training dasar mengenai ISO 14001 serta ISO 45001 yang masih relatif baru bagi tim ISO atau calon tim ISO, tertutama klausul-klausul di dalam kedua standar tersebut. Jika ISO 9001 juga belum diterapkan maka awareness training ISO 9001 harus termasuk di dalamnya.
- Mempersiapkan dokumen. Semua dokumen yang sifatnya mandatory harus sudah disiapkan.
- Melakukan gap analysis. Mengetahui apa saja yang perlu dipersiapkan dan diperbaiki oleh perusahaan untuk memenuhi persyaratan semua ISO. Perusahaan bisa bekerja sama dengan badan sertifikasi ISO atau perusahaan konsultan untuk tahap ini.
- Mengadakan internal audit training. Yang tak kalah penting adalah mempersiapkan anggota tim ISO untuk bisa melakukan proses internal audit untuk semua standar ISO.
- Melakukan perbaikan. Pada saat gap analysis akan ada hal-hal yang harus diperbaiki. Lakukan pada tahap ini.
- Saatnya untuk diaudit. Jika semua tahapan di atas sudah diselesaikan, maka saatnya untuk diaudit tiba, sebelum sertifikasi diberikan.
Jangan Lupa Siapkan Budget Setiap Tahunnya
Setelah integrated management system diimplementasikan, maka sistem perlu dimaintenance melalui internal audit dan eksternal audit (surveillance audit dan re-certification), dan lainnya.
Siapkan sumber daya dan budget yang diperlukan setiap tahunnya.
Pastikan semua biaya sudah dihitung.
Mintalah informasi dari badan sertifikasi ISO untuk seluruh biaya yang diperlukan, terutama biaya surveillance dan re-certification.
Jangan lupa pula hitung biaya training penyegaran yang diperlukan.
